“校管家”系统实施新手指南

2019/2/21 15:47:04 7634

亲爱的校长、老师：您好！

感谢您的学校选择校管家校务管理系统！

企业实施信息化管理系统，向来是一个比较复杂的过程，需要涉及学校的多个岗位上的多个角色，共同配合完成。校方的操作人员不仅仅需要掌握软件的使用方法，还要学会将软件的使用与学校的实际工作流程相结合。

为保证您的学校能尽快地、高质量地使用校管家系统，以下为校管家系统上线流程及相关注意事项，请各位老师认真浏览，并根据要求完成每一步工作，让校管家系统早日为您学校服务！

一、校管家系统上线流程

二、校管家线上实施服务流程

课程

内容

校方参与人员

培训

时长

校方需完成的工作

第一课

【初始化设置】

1、介绍校管家

2、系统实施的主要步骤

3、如何设置学校的组织架构，包括校区、部门、教室等各项基础参数设置

4、权限组设置、员工信息录入、创建员工的登录账号

5、课程设置

6、整理在读学员基础信息及剩余学费

校长/一把手、系统对接人、教务、前台等

70-80分钟

1、校方在系统中录入组织架构信息。包括：①部门设置、②分校设置、③教室设置、④人事信息、⑤权限设置

2、校方在系统中完成课程体系（收费标准）设置

3、按照要求将基础数据整理到Excel表格模板中并导入。包括：

①学生基本信息、②剩余课时及学费信息。

第二课

【主要操作流程】

1、课程和班级的关系

2、如何设置班级

3、新学员报名、学员收费

4、给班级排课、修改排课

5、结转、退费

校长、系统对接人、教务、前台

70-80分钟

1、各校区完成班级设置

2、给学员分班、核对学员信息

3、完成班级排课操作

第三课

【师生信】

1、师生信的使用方法

2、如何给家长推广师生信

校长、系统对接人、前台、任课老师

70分钟

1、老师登录师生信

2、老师使用师生信进行上课点名、发布作业、通知等

3、给家长推广师生信

第四课

【招生、报表】

1、招生管理

2、报表查询

3、系统上线后注意事项，学校系统负责人如何监督系统每日使用情况

4、校长如何关注每日运营数据

校长、系统对接人、财务、前台

70分钟

1、系统对接人监督系统每日使用情况

2、财务每日核对收费、课消数据

三、学校如何参加线上实施课程

校管家线上实施课程为一期四次课，每周定时直播，请学校根据课次循序参与。

每周课表及报名流程请参见：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-450.html

线上直播课免费，学校可以多名老师同时参加培训。校管家线上直播课支持电脑端和手机端观看，为保证学习效果，建议您在电脑端进行观看。可在电脑端提前下载“谷歌浏览器”，将上课链接复制到浏览器地址栏，即可参加培训。

四、学校完成系统初始化设置

学校参加完第一次课“初始化设置”后需在学校的系统中完成以下操作：

1、完成系统的初始化设置：包括“部门/校区设置、教室设置、相关基础参数设置”等；

1）部门/校区设置（系统设置>部门设置）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-14.html

2）教室设置（系统设置>教室设置）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-17.html

3）基础参数设置（系统设置>基础参数设置）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-19.html

初始化设置视频：https://help.xiaogj.com/w1/selfvideo.html

2、系统基础设置完成后，请您在系统中完成员工信息的录入，并给员工创建校管家的登录账号及分配权限；

1）设置权限组（人事管理>权限组管理）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-65.html

2）录入员工信息并分配权限（人事管理>员工信息管理）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-16.html

3、根据学校的实际情况在系统中完成课程体系的设置；

校管家系统将“课程”和“班级”按层级划分，简单来说，班级从属于课程，如果一个课程下需要开设多个班级，在系统中只需要创建一个课程即可，如下图：

设置课程（收费标准）的详细操作流程（教务管理>课程管理）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-20.html

因学校业务各异，以下是不同课程的设置方式，请您结合学校开设课程的实际情况参看以下文档，完成课程的设置：

学校的课程是分期段（春暑秋寒）报名的，如何设置：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-449.html

学校开设的课程是按月卡，季卡，年卡销售的，如何设置：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-448.html

学校课程不分期段，滚动开班的，如何设置：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-447.html

按教材、级别收费的课程如何设置：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-446.html

按月计费的课程如何设置（场景1）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-445.html

按月计费的课程如何设置（场景2）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-131.html

如何设置一对一课程：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-444.html

以上课程分类根据大多数学校的实际情况整理而成，您可以结合您学校的课程特点进行参考。课程设置的准确性决定学校后期使用系统的效果，如以上课程分类仍无法满足学校业务需求，或您在设置课程的过程中有疑问，请您及时联系校管家客服人员进行沟通，避免课程设置有误。

4、整理在读学员的基本信息及剩余学费，并导入系统；

1）在读学员信息整理及导入（前台业务>学员信息导入）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-148.html

2）学员剩余学费整理及导入：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-438.html

数据整理指导视频：https://help.xiaogj.com/w1/selfvideo.html?id=37

学员剩余学费表格模板（需在电脑端点击下载）：校区名称-剩余学费导入模版.xls

请注意：“学员信息导入表”学校可自行在“前台业务>学员信息导入”中下载模板并导入，“剩余学费导入表”学校整理完毕后，请联系校管家客服，由校管家工作人员协助您导入。

学校在整理数据时，请严格按照文档中的要求进行整理，如数据整理有误，会影响后期系统的使用及数据统计的准确性。

五、完成第二课【主要操作流程】的学习，并根据要求在学校的系统中完成相关操作

1、各校区在系统中完成班级设置

学校在导入学员剩余学费时，只统计了学员报读的课程，而并未明确学员报读的班级。所以学校在完成课程设置及学员数据的导入后，接下来便需要在系统中手动将学员分到对应的班级。在分班之前，首先需要在系统中设置好班级，班级是分校区设置的，各校区教务老师需根据自己校区的实际开班情况进行班级设置。请注意：一对一的课程从理论上讲一个学员就是一个班级。为了方便一对一的操作，学员报名后，一对一的班级由系统自动生成，不需要再手工创建。

设置班级（教务管理>班级管理）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-23.html

设置班级指导视频：https://help.xiaogj.com/w1/selfvideo.html?id=19

2、给学员分班

班级设置完成后，需要对已经报读了课程的学员进行分班。

给学员分班（教务管理>班级管理）: https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-41.html

学员分班指导视频：https://help.xiaogj.com/w1/selfvideo.html?id=23

3、给班级排课

在设置班级的时候，给班级的上课时间设置了周计划，而排课就是将这些上课计划具体落实到每一天，只有给班级操作了排课，才可以对学员进行上课点名并计算课消，

集体班排课（教务管理>排课管理>集体班排课）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-42.html

一对一排课（教务管理>排课管理>一对一排课）：https://help.xiaogj.com/w1/helpclass/show-44.html

六、完成第三课【师生信】、第四课【招生、报表】的学习，正式启用系统

学校完成了所有课程的学习，和所有初始化设置及建班、排课等工作并核对无误后，系统即可正式启用。